segunda-feira, 4 de junho de 2012

Gerenciamento da Rotina

Administração de Empresas
Metódos e Técnicas Administrativas para Educação Profissional


Gerenciamento da Rotina, melhoria do processo por meio do PDCA
Esse texto tem como objetivo refletir sobre a importância do gerenciamento da rotina nas empresas. Em seguida, esclarecer como se dá passo a passo a melhoria do processo com a aplicação do ciclo PDCA (termo esclarecido abaixo). E por fim, demonstrar que em uma empresa de sucesso não cabe o amadorismo, o imediatismo, cabe um bom plano de ação com metas claras, rotinas estabelecidas, padrões de qualidade adotados, itens para serem mensurados e um acompanhamento eficaz do gestor.

Iniciamos com a compreensão de que faz parte das funções do executivo organizar toda a empresa para o seu perfeito funcionamento. Cabe a ele planejar, dirigir, controlar e organizar a empresa. No cenário atual, de rápidas mudanças e competitividade acirrada, o desafio para a sobrevivência das empresas é realizar melhorias constantes, apostar em seu diferencial competitivo sem esquecer os passos básicos do gerenciamento das suas rotinas.

As empresas são unidades econômico-social, integradas por elementos humanos, materiais e técnicos, que tem o objetivo de obter utilidades através da sua participação no mercado de bens e serviços.

Para que sejam cada vez mais competitivas, precisam além de apostarem em inovação, possuir recursos humanos comprometidos em realizar os processos com responsabilidade e competência. Na organização temos funções operacionais e gerencias, e para desempenha-las nada substitui o conhecimento. O conhecimento técnico e gerencial serão fatores decisivos para a produtividade e qualidade dos produtos e serviços prestados da empresa.

Não se pode negar que gerenciar é essencialmente atingir metas. Para que as metas sejam alcançadas os elementos humanos que desempenham a função gerencial precisam buscar o gerenciamento diário da rotinas de trabalho com vista a melhoria permanente da empresa.

O gerenciamento da rotina, para Falconi (2004),  consite nas ações e verificações diárias conduzidas para que cada pessoa possa assumir as responsabilidades no cumprimento das obrigações conferidas a cada indivíduo e a cada organização.

O gerenciamento da rotina é a base da Administração de Empresas e o gestor que deseje lograr êxito na função deverá redobrar sua atenção: no planejamento; na divisão do trabalho; na padronização dos processos; num bom ambiente de trabalho; na monitoração dos resultados dos processos e sua comparação com as metas; e na busca contínua da perfeição.

Nos anos 70, no Japão, começaram a ser desenvolvidas novas ferramentas da qualidade. Desde então, observamos que a qualidade direciona a organização para atender ao consumidor da forma mais abrangente possível por isso é necessário o controle. Para Falconi (1992), o verdadeiro critério da boa qualidade é a preferência do consumidor. O Controle de Qualidade Total (TQC - Total Quality Control) é baseado na participação de todos os setores e de todos os empregados nos estudos e condução do controle da qualidade. Para mensurar o TQC são utilizados métodos estatísticos e ferramentas de coleta e levantamento de dados, gráficos de controle, entre outros.

Dessa forma, o gestor deve conduzir as mudanças transferindo conhecimento ao seu pessoal sem perder de vista que, para gerenciar a rotina e atingir as metas, deverá aplicar o Ciclo PDCA nos diversos processos executados na empresa. O Ciclo PDCA que foi desenvolvido e colocado em prática por Deming, é aplicado nas normas de sistema de gestão e deve ser usado em qualquer empresa de forma a garantir o sucesso nos negócios independentemente da área ou departamento.

O Ciclo PDCA divide-se em quatro principais passos de acordo com a própria sigla onde os termos estão em inglês e significam: P - “plan” que é a fase do planejamento, definição das metas, procedimentos e processos para atingir os resultados. D - “do” que é a fase da execução das atividades, execução das tarefas planejadas. C - “check” que é a verificação, monitorar e avaliar periodicamente os resultados, avaliar se os resultados estão de acordo com o planejado, consolidando as informações. A - “action” significa atuar corretivamente, agir de acordo com o avaliado, determinar e confeccionar novos planos de ação de forma a melhorar a qualidade, a eficiência e a eficácia, aprimorando a execução e corrigindo as eventuais falhas.

No ciclo PDCA existe um sentido a ser obedecido, que vai do "P" ao "A". A fase do planejamento é crucial para o gerenciamento da rotina através do ciclo PDCA e pode-se estabelecer metas na rotina da organização para manter os resultados atuais, ou seja, a meta padrão ou estabelecer metas de melhoria onde detectamos as não conformidades e/ou falhas no processo e com aplicação de novos métodos poderemos estabelecer novos resultados.

Um modelo recomendado de plano de ação é a elaboração de uma ferramenta da qualidade denominada 5W1H. O 5W1H, basicamente, é um checklist de determinadas atividades que precisam ser desenvolvidas com o máximo de clareza possível por parte dos colaboradores  da empresa. Similar ao PDCA, o nome desta ferramenta foi assim estabelecido por juntar as primeiras letras dos pronomes interrogativos em inglês, das diretrizes utilizadas nesse processo, a saber: What – O que será feito (etapas); Why – Por que será feito (justificativa); Where – Onde será feito (local); When – Quando será feito (tempo); Who – Por quem será feito (responsabilidade); How – Como será feito (método).

Essa ferramenta é extremamente útil para as empresas, uma vez que elimina por completo qualquer dúvida que possa surgir sobre um processo ou sua atividade. Pode ser aplicado em qualquer organização desde as microempresas até as empresas de grande porte.

Com a meta estabelecida, o plano de ação escrito, faz-se necessário a execução do plano (a fase D do Ciclo PDCA) com a obediência dos passos críticos descritos. Nessa fase do plano, treinar o funcionário na função e acompanhá-lo até uma execução aceitável e colher dados dos resultados obtidos, torna-se fundamental.

A seguir, procedemos a verificação, ou seja, mensurar e comparar se os dados obtidos estão de acordo com as projeções do plano, está é a fase “check” do Ciclo PDCA. E, por fim, o “action” , fase A do ciclo,  as ações corretivas são realizadas nos itens que não obtiveram resultados desejados, é preciso identificar a causa da falha ou se o processo estiver com os resultados satisfatórios, esse será padronizado.

O Ciclo PDCA pode ser usado para manter ou melhorar os resultados de um processo.  Quando o processo está estabilizado, o Planejamento (P) consta de procedimentos padrões (Standard) e a meta já atingida é aceitável e, nesse caso, usamos o Ciclo PDCA para manutenção dos resultados, ou seja, SDCA que passa a ser o procedimento padrão

Vale ressaltar que, raramente, um processo é padronizado na primeira vez que se executa o ciclo PDCA, por isso para se chegar à melhoria que a empresa deseja, ou ao padrão de mercado aceitável, o ciclo pode ser executado por diversas vezes, as ações corretivas adotadas e os novos planos elaborados.

Para a aplicação da “Qualidade Total” na empresa vamos usar em cada etapa do PDCA uma das oito ferramentas, comumente, utilizadas na análise e solução de problemas. Essas ferramentas são métodos estatísticos que ajudam a gerenciar e controlar os processos, a saber: lista de verificação, diagrama de pareto, diagrama da causa e efeito, histograma, diagrama de dispersão, fluxograma, gráfico de controle e a ferramenta 5W1H explicada anteriormente. Todas elas podem colaborar para a perfeita aplicação do Ciclo PDCA em cada uma de suas etapas auxiliando a determinar objetivos e metas, determinar métodos, educar e treinar, executar o trabalho, verificar os efeitos, as não conformidades e agir apropriadamente.
      
Portanto, o gerenciamento da rotina traz a possibilidade de um ganho na qualidade e produtividade dos processos da organização. Quando cuidadosamente aplicado pelo gestor, através das ferramentas de administração apresentadas - planejamento, acompanhamento das ações, verificação e interferência os itens não conformes do processo - pode promover a padronização dos procedimentos e a melhoria continua de resultados. Dessa forma, garantimos a eficiência, eficácia e o posicionamento efetivo da empresa no mercado globalizado


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